I. HỒ SƠ QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI NHÀ TRƯỜNG
1. Sổ đăng bộ
2. Sổ phổ cập GDTH,
3. Bảng tổng hợp đánh giá kết quả giáo dục, hồ sơ theo dõi học sinh khuyết tật(đầy đủ hồ sơ khuyết tật đối với mỗi học sinh).
4. Học bạ.
5. Sổ nghị quyết:Ghi các nội dung đã được thống nhất trong buổi họp Hội đồng (thư ký hội đồng ghi chép).
6. Sổ quản lý giáo viên, nhân viên.
7. Sổ quản lý tài sản, tài chính.
8.Sổ theo dõi công văn đi, đến (Thư kí Hội đồng cập nhật thường xuyên)
* Ngoài hồ sơ quy định theo Điều lệ nêu ở trên, các trường cần có thêm các loại hồ sơ sau theo quy định của bộ phận Thanh tra-Thi đua:
1. Hồ sơ thi đua khen thưởng
3. Hồ sơ kiểm tra nội bộ trường học
4. Hồ sơ các cuộc vận động và phong trào thi đua.
II. HỒ SƠ QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI CBQL, GIÁO VIÊN, NHÂN VIÊN
1. Hiệu trưởng
1.1. Kế hoạch năm học, kế hoạch tháng tuần (Kế hoạch quản lí):Kế hoạch năm học của nhà trường xây dựng trên cơ sở điều kiện thực tế của đơn vị và bám sát vào nhiệm vụ năm học của ngành (có phần kế hoạch chung và dự kiến kế hoạch từng tháng trong cả năm học). Kế hoạch tháng, tuần xây dựng sau khi giao ban Hiệu trưởng tại Phòng GD&ĐT và có các biện pháp thực hiện.
1.2. Sổ kiểm tra đánh giá giáo viên (theo mẫu).Kiểm tra việc dạy học, công tác chủ nhiệm, hoạt động ngoài giờ lên lớp, các hoạt động khác của cá nhân từng giáo viên.
1.3. Sổ công tác:Ghi nội dung các cuộc họp.
1.4. Sổ dự giờ: Dự tối thiểu 6 tiết/1 tháng (Căn cứ vào thực tế nhà trường, Hiệu trưởng có thể dự nhiều hơn so với quy định).
2. Phó hiệu trưởng
2.1. Kế hoạch chuyên môn năm học, kế hoạch tháng tuần (Kế hoạch quản lí):Lên kế hoạch chuyên môn cả năm của nhà trường trên cơ sở điều kiện thực tế của đơn vị và bám sát vào nhiệm vụ năm học của ngành (có phần kế hoạch chung và dự kiến kế hoạch từng tháng trong cả năm học).
2.2. Sổ kiểm tra, đánh giá giáo viên (theo mẫu).
2.3. Sổ theo dõi học sinh.
2.4. Biên bản sinh hoạt chuyên môn của nhà trường:Ghi nội dung các buổi tổ chức sinh hoạt chuyên môn do nhà trường tổ chức (Thư kí hội đồng ghi chép).
2.5. Sổ dự giờ: Thực hiện như yêu cầu đối với Hiệu trưởng.
2.6. Sổ công tác:Ghi nội dung các cuộc họp.
Lưu ý: Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng phải có giáo án và kế hoạch giảng dạy theo quy định số tiết lên lớp tại Thông tư 28/2009/TT/BGDĐT ngày 21/10/2009 về việc ban hành quy định về chế độ làm việc đối với giáo viên phổ thông.
3. Giáo viên
3.1. Kế hoạch giảng dạy:Lên kế hoạch theo đúng phân phối chương trình. Kế hoạch khớp với thời khoá biểu của nhà trường.
3.2. Giáo án:Có thể soạn tay hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (Giáo viên phải thông thạo kỹ năng đánh máy mới được soạn trên máy). Bài soạn phải khớp với phân phối chương trình và thời khoá biểu của nhà trường. Giáo án phải có chất lượng thể hiện được hoạt động cụ thể làm việc trên lớp của thày và trò, phù hợp với loại bài, nội dung bài dạy và có rút kinh nghiệm.
3.3. Bảng tổng kết quả đánh giá kết quả giáo dục:Đánh giá học sinh và ghi chép vào Bảng tổng hợp theo Quy định tại Thông tư số 22/2016/TT-BGDĐTngày 22 tháng 9 năm 2016và Văn bản hợp nhất số03/VBHN-BGDĐTngày28tháng9năm2016 của Bộ GD&ĐT về Đánh giá học sinh tiểu học.
3.4. Sổ dự giờ:Giáo viên dự tối thiểu 4 tiết/1 tháng. Tổ trưởng dự tối thiểu 5 tiết/1 tháng.
3.5. Sổ sinh hoạt chuyên môn:Ghi chép đầy đủ nội dung các buổi sinh hoạt chuyên môn của nhà trường, và của tổ chuyên môn; các chuyên đề.
3.6. Sổ bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ:Dùng để phục vụ cho công tác tự học, tự bồi dưỡng chuyên môn của giáo viên theo các mô đun trong công văn hướng dẫn bồi dưỡng thường xuyên hoặc các nội dung giáo viên tự nghiên cứu, các lớp tập huấn do ngành tổ chức.
3.7. Sổ công tác: Ghi nội dung các cuộc họp.
3.8. Học bạ, sổ liên lạc, sổ chủ nhiệm: Ghi đầy đủ chính xác các yêu cầu đặc trưng của từng loại sổ quy định.
* Đối với tổ trưởng chuyên môn:Ngoài các quy định hồ sơ như giáo viên còn kèm theo các loại hồ sơ như sau:
- Kế hoạch của tổ (Kế hoạch quản lí)
- Sổ kiểm tra đánh giá giáo viên (theo mẫu)
- Biên bản sinh hoạt tổ.
4. Cán bộ thư viện
4.1. Kế hoạch hoạt động thư viện trong năm học:Lên kế hoạch hoạt động của thư viên theo cả năm học và hoạt động cụ thể cho từng tháng.
4.2. Số Đăng kí tổng quát, đăng kí cá biệt và sổ theo dõi cấp mượn đồ dùng, mượn sách giáo khoa:Ghi đầy đủ chính xác các yêu cầu đặc trưng của từng loại sổ quy định.
4.3. Nhật kí hoạt động thư viện: Ghi những hoạt động diễn ra trong ngày.
4.4. Sổ thống kê: Theo dõi số lượt đọc của học sinh theo từng khối lớp số lượt đọc tại chỗ và số lượt mượn sách về nhà.
4.5. Các bài tuyên truyền về sách theo các chủ đề (Được Hiệu trưởng duyệt trước khi thực hiện).
Ngoài các loại hồ sơ quy định trên, căn cứ tình hình thực tế của nhà trường, giáo viên và cán bộ quản lí tự lập sổ riêng của mình để thuận tiện trong việc theo dõi và có hiệu quả./.
